اپلیکیشن برنامه‌ریزی کننده ملاقات و همچنین نرم‌افزار تنظیم قرار ملاقات اگر درست استفاده شوند، می‌توانند مفید باشند اما استفاده نادرست از آن‌ها همانند کاری است که دانشمندان آمریکایی با بمب هیدروژنی کردند. پس برای اینکه به خودتان و دیگران خسارت وارد نکنید، سعی کردیم در مقاله جامع و کامل به شما چندین مورد از اپلیکیشن و سایت‌های برنامه‌ریزی‌کننده ملاقات و تنظیم‌کننده امور روزانه را معرفی کنیم تا بتوانید از آن‌ها در جهت بهبود ملاقات‌ها و کارایی خود استفاده کنید. اما اول با هم مزایایی که ما را ترغیب به نوشتن این مقاله کرده است را با هم مرور می‌کنیم.
قبل از وارد شدن به اصل مطلب، باید بدانید که شما می‌توانید از طریق روش‌های گوناگونی به صورت اتوماسیون برای ملاقات‌های خودتان برنامه‌ریزی کنید. از جمله این روش‌ها، استفاده از برنامه‌ریزی کننده‌های ملاقات اینترنتی یا وب‌سایتی و تنظیم کننده‌های ملاقات به شکل اپلیکیشن موبایل است. ما به طور عمومی به هنگام بررسی از واژه اپلیکیشن در طول مقاله استفاده می‌کنیم و منظورمان فقط اپلیکیشن موبایل نیست. حال همراه ما باشید.
اپلیکیشن برنامه‌ریزی کننده ملاقات و قابلیت اتوماسیون
اتوماسیون کلید افزایش کارایی است. زمانی که شما سیستمی را از پایه درست برنامه‌ریزی کنید با موانع و مشکلات کمتری مواجه می‌شوید و سیر تکامل و انجام کارها نیز سریع‌تر پیش می‌رود. با وجود قابلیت‌هایی به مانند اعلان قرار ملاقات‌ها شما هیچ ملاقاتی را از دست نخواهید داد و به‌خوبی می‌توانید خودتان را برای رویارویی با میهمانان خود آماده کنید.
یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های اتوماسیونی به کار رفته در اپلیکیشن های برنامه‌ریزی کننده ملاقات، یادآوری ملاقات‌ها است. بسیاری از اپلیکیشن ها می‌تواند به شما از طریق ایمیل یا پیام کوتاه قرارهای ملاقات را اطلاع‌رسانی کنند. این اعلان‌ها می‌توانند از بازه‌ای میان چند روز تا چند دقیقه قبل از ملاقات اصلی شما، این دیدار را یادآوری کنند. هر کسی می‌تواند بر اساس حرفه‌ای که دارد زمان‌های مختلفی را تنظیم کند برای مثال اگر شما مربی ورزشی هستید می‌تواند چند دقیقه قبل‌تر زمان ملاقات با شاگردان خودتان را تنظیم کنید یا اگر مدرس دروس دانشگاهی هستید، می‌توانید تا یک روز قبل‌تر برای موضوع مهمی که قرار است در مورد آن سخنرانی کنید، زمان‌بندی نمایید.
اپلیکیشن برنامه‌ریزی کننده ملاقات می‌تواند به عنوان منشی بدون مزد در کنار شما فعالیت داشته باشد و در هر مرحله قبل از قرار ملاقات با دیگران به آن‌ها در مورد نزدیک شدن به زمان ملاقات اطلاع‌رسانی کند. برای مثال اگر قرار باشد که مخاطبان چند روز مانده به ملاقات در لینکی ثبت‌نام کنند، می‌توانید آن را در اپلیکیشن برنامه‌ریزی کنید تا در زمان معین به همه اطلاع‌رسانی کند. همچنین بعد از ملاقات هم از این اپلیکیشن برای ارسال پیام‌هایی مبنی بر تشکر برای حضور و تاریخ ملاقات بعدی استفاده کنید.
استفاده از این اپلیکیشن ها در هر کسب و کاری می‌تواند موفق عمل کند.
اپلیکیشن برنامه‌ریزی کننده ملاقات و قابلیت ادغام
در دنیایی که همه ارتباطات دیجیتالی و پیوسته است، بیشتر اپلیکیشن های برنامه‌ریزی کننده ملاقات می‌توانند با وب‌سایت و افزونه‌های وب‌سایت ارتباط برقرار کنند و آن‌ها را نیز بر اساس برنامه‌ریزی شما هماهنگ کنند. شما می‌توانید روی وب‌سایت خودتان یک نرم‌افزار مدیریت وابسته به نرم‌افزار اصلی برنامه‌ریزی کننده ملاقات خود نصب کنید که همیشه با آن خودش را تنظیم کند یا می‌توانید سامانه مدیریت ارتباط با مشتری خود را به اپلیکیشن برنامه‌ریزی کننده ملاقات متصل کنید و با آن هماهنگ نمایید.
برخی از اپلیکیشن ها توانایی‌های بیشتری دارند و می‌توانند با نرم‌افزارهای کنفرانس ویدئویی همانند Zoom هماهنگ شوند یا برنامه‌ریزی‌های شما را روی دیگر اپلیکیشن های برنامه‌ریزی کننده ملاقات همانند Google Calendar و Office 365 آپلود کنند. این قابلیت از این رو اهمیت دارد که دیگر شما نیازی به آموزش دیگر نرم‌افزارها ندارید و بدون هیچ زحمتی با یک برنامه کاربردی و همه جانبه می‌توانید برنامه‌های دیگر برنامه‌ریزی کننده ملاقات که روی دیگر دستگاه‌های شما ممکن است وجود داشته باشد، کنترل کنید. بنابراین قبل از نصب هر برنامه برنامه‌ریزی کننده ملاقات بهتر است از تطبیق‌پذیری آن با اپلیکیشن اصلی خودتان مطمئن شوید. مطلب آشنایی با اپلیکیشن اسلک: اتاق جلسه‌ای کاربردی برای فریلنسرها را هم بخوانید.
اپلیکیشن برنامه‌ریزی کننده ملاقات و اعتباربخشی به برند
اینکه شما به مخاطبان خود برنامه‌ریزی در مورد ملاقات آتی بفرستید بیش از اینکه به آن‌ها کمک کند، اعتبار برند شما را افزایش می‌دهد. در نظر داشته باشید که مخاطبان اگر اعتبار شما را بهتر درک کنند بدون برنامه‌ریزی و کار اضافی مشتاق ملاقات با شما خواهند بود.
کار ساده‌ای است اگر شما یک لینک برای دانلود برنامه یا اپلیکیشن برنامه‌ریزی امور روزانه به مخاطبان خود بفرستید و از آن‌ها بخواهید که برای دیدار شما برنامه‌ریزی کنند. اما زمانی که شما کار را راحت می‌کنید و برای آن‌ها امکان برنامه‌ریزی کردن روی وب‌سایت توسط افزونه را قرا می‌دهید، سنگ تمام می‌گذارید. علاوه بر وب‌سایت گاهی اوقات فرستادن یک فایل برنامه‌ریزی مشترک که روی اغلب پلتفرم‌ها و نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی کننده ملاقات قابل اجرا است به آن‌ها کمک می‌کند که راحت‌تر برای دیدار با شما برنامه‌ریزی کنند. این اعتبار به قدری مهم است که برخی از وب‌سایت‌ها، دامنه‌های جداگانه‌ای برای اطلاع‌رسانی به کاربران خود ثبت می‌کنند.
برخی از اپلیکیشن ها برای برند یا شرکت‌ها قابلیت‌های متفاوت‌تری دارند که تجربه کاربری بهتری به همراه دارد اگر بتوانید خودتان را به عنوان یک برند به این اپلیکیشن ها بشناسانید مسلماً یک گام جلوتر از بقیه همتایان خود خواهید بود.
اپلیکیشن برنامه‌ریزی کننده ملاقات و رفع مشکلات عمومی
با هیجانی که شما برای ملاقات و اجرای مراسم دارید مسلماً گاهی فراموش می‌کنید که چه کسانی را دعوت و چه کسی را از قلم انداخته‌اید. این مشکل با استفاده از اپلیکیشن های برنامه‌ریزی کننده ملاقات به راحتی رفع می‌شود.
گفتن جمله «Hey, schedule time on my calendar» به اپلیکیشن بسیار ساده‌تر از گفتن جمله «تقویم من اونجاست، برش دار، به پشت و روش نگاه نکن، و در تاریخ فلان، بنویس این کار رو باید انجام بدم و …» به منشی سمج خودتان است.
شما در استفاده از اپلیکیشن مدیریت برنامه‌های روزانه به صورت واحد و یک قالب کلی به همه مخاطبان خودتان اتفاقی را یادآوری می‌کنید. سعی کنید که در فرستادن پیام ملاقات نوآوری داشته باشید. داشتن مقداری سلیقه در نوشتن برنامه‌ریزی و همچنین پیامی که قرار است مخاطبان شما آن را ملاحظه کنند، دل‌خوشی خوبی برای آن‌ها به بار میاورد.
گاهی اوقات افزونه‌های به کار رفته در وب‌سایت شما سرعت کمی برای لود شدن دارند و ممکن است که مخاطب متوجه آن نشود. به همین دلیل با نوشتن توجهی بالای افزونه به مخاطب از وجود افزونه اطلاع‌رسانی کنید.
محل برگزاری ملاقات‌ها را به صورت ایمیل یا پیامکی به مخاطبان خود ارسال کنید. برای مثال اگر قرار است که ملاقات به صورت آنلاین روی Zoom انجام شود به مخاطبان خود ایمیلی حاوی برنامه‌ریزی انجام شده در Zoom ارسال کنید و به آن‌ها بگویید که باز کردن این لینک، قرار ملاقات برای آن‌ها نیز روی Zoom تنظیم می‌شود.
۱۱ اپلیکیشن برنامه‌ریزی کننده ملاقات برای بهبود کارایی
در ادامه به شما یازده اپلیکیشن پرکاربرد در زمینه برنامه‌ریزی کننده ملاقات معرفی خواهیم کرد که از همین امروز می‌توانید روی آن‌ها برنامه‌ریزی و کارایی خودتان را بهبود ببخشید.
ScheduleOnce
این نرم‌افزار برای کسانی که به تنهایی با یک گروه بزرگ کار می‌کنند، مفید است. در این نرم‌افزار کاربر می‌تواند روی چندین تقویم مختلف برنامه‌های گوناگون برای خود تنظیم کند. یک تقویم برای مخاطبان، یک تقویم برای امور خود کاربر و یکی دیگر برای کارهای متفرقه. این اپلیکیشن به صورت افزونه روی وب‌سایت قرار می‌گیرد و به مخاطبان اطلاع‌رسانی می‌کند.
لینک دسترسی: Web
Calendly
این تقویم و اپلیکیشن برنامه‌ریزی شهرت زیادی به خاطر سادگی و راحتی در استفاده کسب کرده است. شما می‌توانید برنامه تقویم را به صورت انتخابی یا همه اعضای گروه خود ارسال کنید. این اپلیکیشن روی وب و همچنین گوگل کروم اکستنشن کار می‌کند.
لینک دسترسی: Web | Google Chrome Extension
Assistant.to
برای کسانی که با جیمیل سر و کار دارند و بیشتر تمرکز خود را روی آن قرار داده‌اند این گزینه می‌تواند مناسب باشد. همچنین این برنامه‌ریزی کننده ملاقات کاملاً رایگان است. با این استفاده از Assistant.to شما زمان‌های خالی خودتان یا زمان ملاقات را به صورت یک ایمیل به دیگر کاربران ارسال می‌کنید و نیازی به نوشتن و ویرایش آن‌ها ندارید.
لینک دسترسی: Web
Acuityscheduling
این برنامه شباهت زیادی به ScheduleOnce دارد و می‌تواند به‌سادگی با CRM ها، پلتفرم‌های ایمیل مارکتینگ و ابزارهای انالیتیک ارتباط برقرار کند. برخلاف گزینه‌هایی که تا به حال داشتیم، این مورد دارای اپلیکیشن موبایلی هم هست.
لینک دسترسی: Web | iOS | Android
Pick
شما می‌توانید به وسیله این اپلیکیشن برنامه‌ریزی امور روزانه، اکستنشن url مخصوص خودتان را ایجاد کنید و آن را به تقویم گوگل یا آفیس ۳۶۵ اضافه کنید.
لینک دسترسی: Web
X.ai
برای کسانی که علاقه‌مند به استفاده از هوش مصنوعی برای برنامه‌ریزی کردن هستند، این گزینه می‌تواند مناسب باشد. زمانی که اکانت خودتان را روی این وب‌سایت تکمیل می‌کنید، بر اساس هوش مصنوعی به شما پیش‌فرض‌هایی برای فرستادن قرار ملاقات به مخاطبان خودتان داده می‌شود. البته این پیش‌فرض‌های آماده شده برای شما همگی انگلیسی هستند و اگر دوست داشته باشید می‌توانید آن‌ها را ترجمه کنید و استفاده نمایید.
لینک دسترسی: Web
YouCanBook.me
گزینه دیگری است که می‌توانید از آن استفاده کنید. به‌سادگی روی این اپلیکیشن زمان ملاقات را مشخص، پیام مورد نظر و همچنین ایمیل مخاطب را وارد می‌کنید و پیام را ارسال می‌نمایید. این برنامه به‌سادگی با دیگر تقویم‌های رایج همانند گوگل کلندر و آفیس ۳۹۵ هماهنگی دارد.
لینک دسترسی: Web
Doodle
این نرم‌افزار دارای ویژگی متمایزی است. شما قرار ملاقات را می‌توانید با مخاطبان خود به اشتراک بگذارید و از آن‌ها در مورد زمان مشترک دیدار رأی‌گیری کنید و در نهایت بهترین زمان را انتخاب و تنظیم کنید. خوشبختانه این نرم‌افزار در سه پلتفرم مختلف قابل دسترسی است.
لینک دسترسی: Web | iOS | Android
WhenAvailable
قابلیت‌های این نرم‌افزار به مانند گزینه‌های پیشین نیست اما می‌تواند به عنوان یک برنامه‌ریزی کننده قرارهای ملاقات در یک گروه استفاده شود.
لینک دسترسی: Web
Rally
این نرم‌افزار نیز همانند Doodle می‌تواند برای برگزاری یک قرار ملاقات بین افراد رأی‌گیری نماید و بهترین زمان را برای دیدار افراد استخراج کند.
لینک دسترسی: Web
NeedtoMeet
پایان برنامه‌های برنامه‌ریزی کننده ملاقات را با یک گزینه خوب و قوی به پایان می‌رسانیم. نرم‌افزار NeedtoMeet روی موبایل به همه افراد حاضر در ملاقات یک تقویم با گرافیک مناسب نمایش می‌دهد و از آن‌ها رأی‌گیری می‌کند و در نهایت به شما بهترین زمان را اعلام می‌نماید.
لینک دسترسی: Web
