آیا تا به حال احساس کرده‌اید که در طول روز زمان کافی ندارید و برای انجام وظایف خود و وقت کم می‌آورید؟ شما تنها نیستید! در ادامه با نیک پرداخت ۴ روش مدیریت زمان فریلنسر را بخوانید.
از هر ۱۰ فریلنسر، ۹ نفر گفته‌اند که سرشان به شدت شلوغ است و این شلوغی مشکلاتی ایجاد می‌کند. آن‌ها مدام در حال فروش، بازاریابی، حسابداری، مدیریت پروژه، و ارتباط با مشتری و هر کار دیگری که برای اداره یک کسب و کار لازم است، هستند.
دلیل این‌که نگفتیم از هر ۱۰ نفر، ۱۰ نفر این مشکل را دارند، این بود که معمولا یک نفر در بین این ۱۰ نفر پیدا می شود که در تقویمش کار زیادی برای انجام ندارد. اکثر فریلنسرها میلیون‌ها کار برای انجام دادن دارند و زمان‌شان برای انجام این همه کار کافی نیست اما همه این‌طور نیستند.
فریلنسرهایی هستند که می‌توانند با علامت زدن کارهای خود در فهرست کاری روزانه‌شان، کسب و کار خود را با موفقیت مدیریت کنند و رشد دهند. در این‌جا این سوال مطرح می‌شود که آن‌ها چطور از عهده این کار برمی‌آیند در حالی که دیگران پیشرفتی ندارند؟ هنگامی‌که صحبت از مدیریت تقاضا برای راه‌اندازی یک کسب وکار مستقل به میان می‌آید، ۴ راهبرد مدیریت زمان فریلنسر معروف وجود دارد:
- خودت انجام بده (DIY)
- استخدام، برون‌سپاری
- اتوماسیون یا کنترل
- هدایت به صورت خودکار
با هم نگاهی دقیق‌تر به ۴ رویکرد برای مدیریت زمان فریلنسر و مزایا و معایب هر یک می‌اندازیم.
۱. رویکرد «خودت انجام بده»
از چهار رویکرد برای مدیریت زمان فریلنسر ، این رویکرد احتمالا محبوب‌ترین رویکرد است. در این روش، فریلنسر تمام کارها را خودش انجام می‌دهد، زیرا فکر می‌کند که رویکردهای دیگر یا خیلی گران هستند یا دردسر زیادی دارند. متاسفانه، اگر بخواهید ۱۰۰٪ از کار مشتری و ۱۰۰٪ از کار مدیریت کسب و کار را خودتان به‌عهده بگیرید، حتما در این میان چیزی را هم از دست خواهید داد. این معمولا بدین معنا است که شما در عین حال که بر آن‌چه فکر می‌کنید از همه مهم‌تر است تمرکز کرده‌اید، یا کیفیت را قربانی خواهید کرد یا حوزه خاصی را نادیده می‌گیرید.
در نگاه اول به‌نظر می‌رسد که یک تصمیم مسئولانه است اما اغلب به ساعات یا روزهای کاری طولانی‌تر و بیشتر می‌انجامد و نسبت به رویکردهای دیگر تقریبا همیشه با استرس و سردرد بیشتری همراه است. این رویکرد به‌طور معمول منجر به افت عملکرد یا حتی از بین رفتن کسب و کار می‌شود، مگر این‌که بخواهید اهدافتان را تنظیم کنید و در مدیریت زمان و تمرکز خود واقعا عالی باشید.
۲. رویکرد اشتغال
با رشد کسب و کار، برخی از فریلنسرها تصمیم می‌گیرند که نقش کارفرما را ایفا کنند و از این‌رو آن‌ها افرادی را استخدام می‌کنند یا با آن‌ها قرارداد می‌بندند تا بعضی از وظایف را بر عهده بگیرند. بدین ترتیب، آن‌ها وقت آزاد و انرژی بیشتری دارند تا بر کار مشتری یا فعالیت‌های تجاری متمرکز شوند.
اگر این کار به درستی انجام شود، منجر به رشد سریع‌تر درآمد، استرس کمتر یا بهبود کیفیت زندگی منجر خواهد شد. با این‌حال، این رویکرد هزینه دارد. برای افرادی که به تازگی شروع کرده‌اند، هزینه پرداخت حقوق و دستمزد افراد را هم باید حساب کرد. اگر به بعضی از منافع و مشوق‌های عملکرد بچسبید، به‌زودی متوجه تغییرات چشمگیری خواهید بود. همچنین، هزینه‌های ناملموسی مثل زمان مورد نیاز برای پیدا کردن، بررسی، استخدام، آشناسازی و معارفه عضو جدید و همچنین زمان لازم برای مدیریت و نظارت بر کار او وجود دارد.
گرچه استخدام یک شخص می‌تواند به مدیریت بهتر حجم کاری کمک کند و فریلنسر وقت بیشتری برای مشتریان خواهد داشت اما در اغلب موارد، فریلنسر به عنوان مدیر یا رئیس، هزینه و استرس کمتری متحمل خواهد شد. آیا این رویکرد در همان وهله اول هدف مستقل و آزاد بودن را با ناکامی مواجه نمی‌کند؟
۳. رویکرد برون‌سپاری
بسیاری از فریلنسرها در هنگام استخدام یا پیمانکاری، محتاط هستند که البته حق هم دارند. هزینه و استرس حمایت مالی و حرفه‌ای از شخص دیگر می‌تواند دلهره‌آور باشد. بنابراین، جای تعجب ندارد که بسیاری از فریلنسرها ترجیح می‌دهند تا توابع خاصی را برون‌سپاری کنند. معمولا برون‌سپاری شرایطی را فراهم می‌کند تا فریلنسر بتواند روی بخش‌های مهم پروژه تمرکز کند و از پرداخت هزینه‌های جانبی پرهیز کند. در این وضعیت، فریلنسر ممکن است با یک سرویس دستیار مجازی قرار داد بسته یا کار مشتری را به صورت پیمانکاری به فریلنسر دیگری واگذار کند تا مقداری از زمانش آزاد شود.
هنگام کار کردن با یک سرویس دستیار مدیریت‌شده، شما از زحمت مدیریت دستمزد و مزایا صرف‌نظر می‌کنید اما هنوز هم باید هزینه ماهانه قابل‌توجهی برای حفظ اعضای تیم پرداخت کنید. در عین حال، پیدا کردن یک عضو مناسب برای تیم می‌تواند چالش‌برانگیز باشد و شما هنوز هم باید برای آشناسازی و آماده‌سازی اعضای جدید، آموزش آن‌ها و مدیریت در هر ماه وقت بگذارید.
اگر تصمیم گرفته‌اید که بعضی از کارهای مشتری را به صورت قرارداد فرعی به دیگری واگذار کنید، درست است که در زمانتان صرفه‌جویی خواهید کرد اما درآمد بالقوه‌ای را از دست می‌دهید. در بیشتر قراردادهای فرعی، فریلنسر حداقل ۸۰٪ از کل ارزش پروژه را انتقال خواهد داد. با این‌کار پول زیادی از دست خواهید داد.
رویکرد برون‌سپاری همانند رویکرد استخدام، می‌تواند به شما در حل مسئله مدیریت حجم کار کمک کند اما احتمالا به شما کمک نمی‌کند که زمان زیادی به‌دست آورید و تقریبا نسبت به روش‌های جایگزین، گران‌تر است.
۴. رویکرد اتوماسیون یا کنترل به صورت خودکار
برای فریلنسرهایی که از رویکرد «خودت انجام بده» خوششان نمی‌آید و نمی‌خواهند مسئولیت مدریریت کارمند، اعضای تیم، یا پیمانکار فرعی را برعهده بگیرند، یک رویکرد جایگزین دیگر به نام رویکرد اتوماسیون وجود دارد.
در این روش، فریلنسر پیشاپیش در وقت و هزینه‌اش صرفه‌جویی می‌کند اما تقریبا کمتر از میزانی است که برای یک کارمند یا پیمانکار در طولانی مدت پرداخت خواهد کرد. علاوه براین، شما فقط باید به یک اتوماسیون نحوه کارش را آموزش دهید، و اتوماسیون هیچ‌گاه شیوه کارش را فراموش نخواهد کرد.
اتوماسیون راه‌حل تمام مشکلات نیست. اگر شما آگاهی فنی کافی نداشته باشید و کسی را هم ندارید که در این مسیر کمکتان کند، تنظیم بی‌عیب و نقص اتوماسیون کار چالش‌برانگیزی است. برای اطمینان از این‌که همه چیز به‌‌درستی کار می‌کند، اتوماسیون هر از گاهی نیاز به آزمایش و تعمیرات دارد.
و در آخر
شما فریلنسری هستید که از دست بعضی از کارهای انجام‌نشده در فهرست کارتان خسته شده‌اید. گام بعدی شما چیست؟ در بالا چهار رویکرد برای مدیریت زمان فریلنسر را توضیح دادیم. در این‌جا خلاصه‌ای از گزینه‌های پیش‌رو را بار دیگر به‌صورت خلاصه ذکر می‌کنیم:
- «خودت انجام بده»: این رویکرد هزینه کم، زمان و انرژی زیادی لازم دارد. همچنین پتانسیل درآمد شما را محدود می‌کند و برای انجام همه کارها مجبور به کار کردن در شب‌‌ها و تعطیلات آخر هفته خواهید بود. در این رویکرد احتمال این‌که از پا دربیایید بالا است و روابط شخصی و حرفه‌ای شما در معرض آسیب قرار خواهد گرفت.
- استخدام کردن: این رویکرد هزینه بالا، زمان و انرژی زیادی لازم دارد. درست است که در وقت‌تان برای انجام وظایف مختلف صرفه‌جویی می شود اما همین زمان صرف پیدا کردن، استخدام، آشناسازی و مدیریت کارمند جدید خواهد شد. همچنین مدیریت عضو جدید و نظارت بر درست انجام دادن وظایفش، استرس زیادی دارد.
- برون‌سپاری: این رویکرد نیاز به هزینه متوسط، زمان و انرژی متوسط رو به بالا دارد. در این رویکرد، استخدام افراد مزایا و منافعی دارد اما هزینه و استرس آن کمتر است. اگر برون‌سپاری کار مشتری صورت بگیرد، درآمد بالقوه‌ای را در ازای وقت خود از دست خواهید داد.
- اتوماسیون یا اتوماتیک کردن: این رویکرد نیاز به هزینه، زمان و انرژی کم رو به متوسط دارد. تمام وقت و انرژی که سرمایه‌گذاری می‌کنید از قبل است و هزینه‌های جاری به‌طور قابل توجهی پایین‌تر است. این رویکرد سرعت بالایی دارد و می‌تواند به‌طور قانونی و بدون هیچ هزینه اضافی، ۲۴ ساعت در روز کار کند.
